食品采购制度

1.1 目的

• 1. 便于连锁店所需商品的统一管理和采购，降低商品的采购成本，规范进、出 货流程，做到人员合理分工与定位，通过标准化、简单化、专业化达到提高 效益的目的
• 2. 确保各连锁店的正常供给，保证采购商品的适应性和新鲜度并选择稳定、可 靠的供货渠道
• 3. 结合市场与各门店的地域差异性以及季节变化等，制订采购计划并负责洽谈 商品进场、维系供应关系，争取厂商的最大化支持
• 4. 了解消费新动向，适时引进新品，并与供应商申请特价商品的支持和相关的 促销活动，拟定DM 促销商品
  • 1.2 范围

采购、储备、配送

1.1.1^{采购部功能、职责：}

• (1) 商品购进工作实行统一管理，分级负责的方式，在营运总监的领导下，

  • 由采购部经理分级负责商品的采购。

• (2) 采供经理对进货的审批、管理、监督、协调工作，具体负责审批各采购

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• 人员的进货渠道、采购计划制定和决定与经营有关的进货项目。

• (3) 采购部具体负责开发商品货源渠道，建立商品基地，组织商品的购进工 作。

• (4) 采购部负责编制所负责品类的商品购进计划，经审批后具体负责计划的 实施。

• (5) 采购部负责引进新商品，生产厂家及“总代理”、“总经销”的供货商， 并组织落实购进环节的业务洽谈。

• (6) 采购部要进行市场调查和进行市场预测分析判断不同季节和其他不同时 间段消费者的消费变化特征，并根据消费特征的变化，制定合理采购计 划使所采购商品迎合消费者消费需求。

• (7) 采购部要不断关注市场上的新产品动态，及时引进畅销新产品 。

• (8) 对供货商产品进行评价分析，杜绝性价比低的产品进入超市。

• (9) 对采购商品进行把关，杜绝产品质量没有保障的产品进入超市。

• (10) 根据采购商品的采购价和市场情况制定商品的零售价和利润。

• (11) 每周监测采购商品和其他商品的销售情况，对于销售不佳且供货商 支持不够的给以供货商降级处理。

• (12) 对于滞销货产品和利润水平较低且不畅销的商品给以下架处理

• (13) 对各分店的经营业绩负有连带责任，必须从各方面为分店提供协助， 帮助分店完成包括营业额、销售利润在内的各项任务。

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• (14) 具体补货行为由各店负责，由采购部进行监督

1.1.2^{采购部主要事项：}

• （1） 洽谈商品进场并签定购销合同；

• （2） 洽谈各门店的促销费用如地堆、端头、广告位招租等；

• （3） 了解消费新动向，适时引进新品，并与供应商申请特价商品的支持

• 和相关的促销活动，拟定DM 促销商品；

  • （4） 根据各门店上报的要货计划，查阅库存、制订合理采购订单开始备

货；

• （5） 根据各门店反馈的市调信息，调整商品的价格和制定促销方案；

• （6） 对各门店要求退货的商品或大库上报临近保质期商品，审核后及时

和供应商协调节退、调、换货，对不能调退的商品应立即控制订货并制定促销处 理方案；

• （7） 组织大库的商品盘点，分析库存过大的原因，并采取相应的措施；

• （8） 对洽谈的各项协议主要内容进行备案、归档，对新签订的地堆、端

• 头协议的期限内容即时书面告之各门店做好商品陈列；

  • （9） 落实门店大宗团购商品的交易、要货和让利工作；

  • （10） 调整门店商品的经营品类和订货权限；

  • （11） 定期访问各门店，指导商品的陈列，帮助门店调整商品结构。

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1.1.3^{电脑录入员的工作职责}

• （1） 确保录入数据的准确性与真实性；

• （2） 积极主动与各部门沟通联系与协调，做到与各部门畅通工作；

• （3） 本着认真负责的态度及时完成领导交办的事项。

  • 1.1.4^{电脑录入员的主要工作事项}

• （1） 负责新进商品的信息录入；

• （2） 负责将采购订单分类交仓库和门店并追踪采购订单的到货情况；

• （3） 每周根据连锁门店（市外）要货单，确认库存，打印要货单及时调

• 拨，并对库存不足的进行归类，以便采购下单备货；

• （4） 对采购部签订的合同（地堆、端头协议等）备档后交财务存档，并

• 追踪协议的履行情况；

  • （5） 对采购部审批后的门店每档期特价商品进行调价或售价商品的价格

变动，并书面告知门店；

• （6） 整理、归类好各项单据以便备查。

1.1.5^{配送中心的工作职责与主要事项：}

• 1、 严格按收货程序接收供应商送货，包括码放程序、区域原则、贴码程序、

• 验货程序、验单程序等；

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• 2、 工作认真、细致、诚实、有条理，确保所有的收货真实、正确、清楚；

  • 3、 及时对验收的货物整理、码放，根据各门店要货单进行配送；

  • 4、 负责收货区域、库区的清洁、卫生、安全操作、消防等要符合公司规定；

  • 5、 做好收货区的车辆秩序、管理和外来人员的进出管理；

  • 6、 执行先退后收货的程序；

  • 7、 与供应商保持良好的合作关系，为其提供份内的服务；

  • 8、 坚持月盘点制度；

• 9、 建立商品保质期台帐，对临近保质期或长期滞销、库存过大和孤品、品

• 项不佳等列出清单，及时上报采购部；

• 10、 将各门店送来的报损商品，检查退单单据是否与货物一致，是否有

• 领导签名，批量退货是否与采购部的指示相一致，然后统一执行报损程序进行报 损；

• 11、 对退货商品分类、分区域进行整理，确保每一个供应商的退货全部

• 集中在一起清退；

  • 12、 负责维修商品的跟进工作；

• 13、 负责各连锁门店的信息、单据的收集整理工作，于每日17时上交财

• 务进行登帐或将系统库存进行更正；

  • 14、 负责入库赠品的保管，即时通知采购部；

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• 15、 每日早晨和中午到采购部反映到货情况，并取走订单。

  • 1.3 采购计划的制定

• 1、商品购进应根据市场需求、季节变化，在市场调研预测分析的基础上，

• 分级制定商品购进计划。

• 2、采购部一个采购专员负责一个品类的商品采购，并制定所负责品类的商

• 品季度、月份进货计划。

  • 3、采供部经理对各采购专员采购计划进行汇总、调整、审核。

• 4、采供经理根据审核、汇总后的采购计划，向营运总监递交采购申请，申

• 请被批准后，向采购专员下达商品购进指令。

• 5、商品购进计划是采购的依据，必须贯彻“积极、稳妥、及时、可行”的

• 原则，应具有预见性、科学性和指导性。

• 6、商品购进计划按时间分为：年度、半年、季度、月份、节日计划。按类

• 别分为：应季商品购进计划、临时补充计划、专业会议订货计划以及展销、促销 活动商品储备计划。

• 7、商品购进计划内容包括：购进日期、供货单位、商品产地、商品名称、

• 规格、数量、单价、总金额和结算方式等。

• 8、采购人员要严格按采购计划进行实施，对超计划购进须及时向上级领导

• 阐述理由，并经批准后执行，否则由此造成损失的，要追究当事人的经济责任。

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